档案动态

此前的授权按角色统一下发，同一个部门拿到的范围是一样的。常见的情况是财务要导出台账、法务只看不导、行政需要维护条目，三类人却只能用同一套权限凑合。

调整之后，权限可以落到具体的人或组。您能在成员列表里单独放开某一项操作，也可以先建一个权限组再往里放人。专业版与机构版的现有子账号都支持这种方式。

已经启用子账号的客户，建议登录后在权限设置页确认一次现有分配；还没用到子账号的客户不需要改动。

档案字段在多数机构里是成套出现的，比如合同类目下总是跟着编号、签署日期、保管期限、密级这几项。上一代只能一个栏目一个栏目地配，栏目一多就容易配漏。

现在可以把一组字段保存成模板，再整体套用到同批次的其他栏目上。模板改动时，引用它的栏目同步更新。

标准版及以上可用。此前手工配好的字段保持原样，不会被模板覆盖。

过去很多客户的做法是在 Excel 里另开一张日志表，谁导了什么就手工补一笔，交接或审计时对不上就要翻聊天记录。

V4 起，导出动作本身就会写入台账。台账可以按时间段、按操作人、按批次筛选，也能随导出一并取回。

专业版与机构版默认开启；标准版的导出记录保留最近 30 天。涉及台账字段的细节，可在帮助中心按关键词检索。

过去编号只有两段，小幅修订和整代升级看上去差不多，客户拿到编号时不容易判断值不值得安排一次内部说明。

改成三段之后，第一位变说明是大版本换代，第二位变说明是能力扩展，第三位变则是修缺陷或小优化。

四档会员同步生效。此前产生的编号在旧档索引中沿用原来的写法，方便老客户对照。

大宗档案一次性导出容易卡在单次上限上。以往的做法是客户自己按时间段切成几段分别导，切不好还会漏条。

现在超出部分由系统自动分批，分批结果给出分卷列表，合并后与整批一致。CSV、XLSX、JSON、PDF 四种格式都适用。

如果您的批次跨越很长的时间范围，建议先在检索里圈定起止时间，再交给系统分批。

这三项在法务与行政场景中出现频率最高。加进来之后，同一批合同可以按到期先后排序，也能按密级分出一组单独授权。

已归档的条目可以批量补填，补填记录会写进操作日志。新建栏目时勾选对应模板即可带出这三项。

拆分之后，外包人员通常只给查看，负责对外报送的岗位加上导出，日常整理条目的人再开维护。权限组合可以另存，新同事入职直接套用。

取消权限时即时生效，对方正在进行的导出会中断并记入台账。

批次号在导出完成后会附在文件头，回查时把编号贴进检索框即可。台账条目点开后能看到当次导出的条数与文件格式。

机构版可以把台账按季度导出成 XLSX，直接交给内部审计归档。

导入前可以先用模板文件填好花名册，导入过程中如果有格式问题会逐行提示，已成功的行不受影响。

人员岗位调整后，可以再导一份增量文件覆盖，不必把账号删掉重建。

预览支持页码跳转与关键词定位，长合同也能直接跳到对应条款。预览不产生下载记录，需要留存时再另行导出。

如果预览较慢，多半是附件本身过大，可以在扫描时把分辨率降到 300dpi 以内。

例如同时限定「合同类目」＋「2023 至 2024」＋「保管期限十年以上」，结果里剩下的就是需要重点关注的那一批。

条件组合可以保存成常用视图，下次打开直接点，不必重新勾一遍。

做法是把同一时间段的进货批次、质检单和供应商资质编成一个档案批次，用批次号串联。发生追溯时按批次号取回，材料是成套的。

关键点在于质检单上的物料编号要和供应商档案里的编号一致，两边都对得上，检索才有意义。

连锁经营的痛点是门店多、证照杂、续期时间分散。把到期日期做成可排序字段之后，每季度安排一次续证计划就有了依据。

证照扫描件与门店编号绑定，人员轮换时也不必重新交接纸质材料。

底单数量大、单张价值低，按月份整批打包存入是最省事的做法，但事后调取很慢。把运单号单独设成可检索字段之后，输入单号即可直奔目标。

发件日期与收货区域作为辅助条件，用来处理只记得大概时间与地区的查询。

做法是在归档环节就标好公开层级，而不是等到对外提供时再临时判断。层级标好之后，导出时会自动按可见范围裁剪。

层级调整留有记录，便于在事后说明某份材料为何当时未对外提供。

学籍档案的保存周期比多数业务档案都长，检索字段设计要经得起十年以上的跨度。学号与入学年份是最稳定的两个字段，姓名则会因为改名而失效。

把班级、专业作为辅助条件，能在学号记不清时给出第二条路径。

建筑档案卷册多、图纸大，整包移交时容易在事后才发现缺件。分卷之后每卷独立编号，移交清单按卷生成，签收时逐卷对应。

图纸扫描件按卷挂接，复查时不必再翻纸质原件。

这家企业的三条产线各自记台账，格式不完全一致。迁移时先统一字段，再按月份切批次导入，导入过程中发现的重号与缺项逐条列出，由质检岗补全后再入。

迁完之后，同一物料从进货检验到出厂抽检的记录能在一次检索里看全。此前遇到客户投诉要三个岗一起翻台账，现在质检员自己就能调出完整链路。

连锁企业的门店数量增长快，过去每家店的证照放在自己的共享盘里，格式和命名都不统一。改为套用同一套证照模板后，新店开业时按清单上传即可。

总部按到期时间排序，把下季度需要续证的门店一次列出来，交给区域负责人分头处理。

这家区域物流企业原先按月份整包存放底单扫描件，一次查询要在几千张图里翻。调整字段后，运单号直接可检索，客服在通话中就能确认。

导出时按运单号圈定范围，一次只取回需要的那几票，也给存储省下了不少空间。

服务中心每天产生的办件材料数量大，其中一部分可以对外提供，一部分只供内部流转。此前在提供材料前需要人工挑拣，耗时且容易出错。

改为归档时标注层级后，导出按层级自动裁剪，对外提供的那一份不需要额外处理。层级调整留有操作记录。

院校的学籍材料保存年限长，早年的名册按班级装订。迁移时以学号为主键，班级与专业作为辅助条件，姓名只作参考。

毕业生来开证明时，教务岗输入学号即可命中当年那一卷，涉及的几份材料一次导出，当天办结。

这一批次的档案按 V4 栏目归档，条目带权限分级标记，导出时按可见范围自动裁剪。导出台账在这一阶段已经默认开启。

调取时把批次号连同注册手机号后四位发送给客服即可；也可以自行用批次号在检索框里定位。

过渡期的批次在字段结构上已经按 V4 排布，权益编号则沿用旧写法。查这一批的资料时，如果手上拿的是三段式新编号，可以请客服转成对应关系。

归档时间集中在当年上半年，涉及生产与人事两类条目较多。

这一批次是回访客户最常调取的一段，涵盖合同、财务、人事与业务运营四类条目。授权方式为角色统一授权，未使用权限分级。

导出格式已支持 CSV、XLSX、JSON、PDF 四种，单次上限与现行规则一致。

这一批次跨越了版本切换，前后两段的字段略有差别。靠栏目与时间区间组合检索，可以把两段分开处理。

如果只需要其中一段，建议在检索里把起止时间收窄到切换前后，导出结果会更干净。